電子郵件仍是商業溝通中最重要的管道之一。無論你是在與客戶、供應商、員工、求職者或合作夥伴交流，你的電子郵件都會影響他人對你和你公司的看法。
ChatGPT 可以大幅縮短撰寫電子郵件所需的時間。你不必再盯著空白畫面發呆，只要幾秒鐘就能產生初稿、改善措辭、改寫訊息並調整語氣。
最佳做法： 使用 ChatGPT 建立草稿並提升清晰度，但寄送重要電子郵件前，務必先行審閱。
為什麼使用 ChatGPT 撰寫電子郵件？
撰寫電子郵件通常包含許多重複性工作。許多商務電子郵件都遵循類似的結構。ChatGPT 可以協助你：
- 更快撰寫
- 提升專業度
- 修正文法與提升清晰度
- 建立不同語氣的版本
- 處理棘手的對話
- 生成電子郵件主旨
- 建立電子郵件序列
商務電子郵件
商務電子郵件應清楚、專業且簡潔。
提示詞：
請撰寫一封給 [recipient] 的專業商務電子郵件。目的：[purpose]。語氣：專業且友善。長度：少於 200 個字。請包含清楚的行動呼籲。
這非常適合用於會議邀請、專案進度更新、合作洽詢與供應商溝通。
客戶支援電子郵件
客戶支援團隊經常一再回答相同的問題。ChatGPT 可以在維持親切語氣的同時，產生一致的回覆。
提示詞：
針對遇到[問題]的客戶，撰寫一則客戶支援回覆。請表達同理心，清楚說明解決方案。避免使用技術術語。結尾請表示願意進一步提供協助。
這對退款申請、帳戶問題、配送延遲及疑難排解都很有用。
銷售電子郵件
銷售電子郵件應著重於潛在客戶的問題，而不是你的產品。
提示詞：
為 [product/service] 撰寫一封銷售電子郵件。目標受眾：[audience]。痛點：[pain point]。目標：預約示範。語氣：專業且樂於提供協助。
優質的銷售電子郵件應該簡短，並聚焦於價值。
後續跟進電子郵件
大多數交易都是在後續跟進後才促成的。ChatGPT 能產生禮貌的提醒，同時避免讓人感到咄咄逼人。
提示詞：
撰寫一封在 7 天未收到回覆後寄出的跟進電子郵件。原始主題：[主題]。語氣要友善且專業。內容不得超過 120 個單字。
陌生開發電子郵件
陌生開發很困難，因為收件者並不認識你。
提示詞：
撰寫一封寄給[目標受眾]的陌生開發電子郵件。介紹我的服務：[服務]。提及一個相關問題。提出簡單的解決方案。電子郵件內容保持簡潔。
個人化的重要性遠遠超過巧妙的措辭。
客訴回覆電子郵件
回應不滿意的客戶，是 ChatGPT 最實用的用途之一。
提示詞：
撰寫一封回覆不滿客戶的電子郵件。問題：[issue]。承認對方的挫折感。在適當情況下承擔責任。提供解決方案。保持冷靜的語氣。
妥善處理客訴，能將不滿的客戶轉變為忠實客戶。
招募專員電子郵件
招募專員每天會發送許多重複性訊息。ChatGPT 可以快速建立專業的接觸信與後續跟進電子郵件。
提示詞：
請為 [position] 撰寫一封招募人員聯繫候選人的電子郵件。候選人背景：[background]。說明這項職缺的機會。鼓勵對方進一步交流。內容保持簡潔。
電子郵件主旨
即使是最好的電子郵件，如果沒有人開啟，也一樣毫無作用。
提示詞：
為以下內容生成 25 個電子郵件主旨：目標受眾：[audience]。目標：[goal]。語氣：專業。避免使用垃圾郵件常見用語。
務必測試多個主旨。
常見的電子郵件撰寫錯誤
- 讓電子郵件過於冗長
- 使用模糊的主旨
- 過於正式
- 未包含行動呼籲
- 太快傳送帶有情緒的回覆
- 未經審查就使用 AI 生成內容
ChatGPT 可以協助避免這些問題，但前提是提示詞必須具體明確。
完整的電子郵件工作流程
- 定義目的。
- 確認受眾。
- 選擇語氣。
- 生成草稿。
- 檢查內容是否清晰。
- 改善主旨。
- 縮短不必要的段落。
- 加入明確的行動要求。
- 校對。
- 寄出。
最佳 Tool67 電子郵件工作流程
對許多使用者來說，最快的工作流程是：
- ChatGPT 用於建立初稿
- Tool67 用於格式設定的 AI 電子郵件產生器
- Tool67 用於回覆的電子郵件回覆產生器
- Tool67 用於改善語氣的 AI 文字人性化工具
推薦： ChatGPT 負責建立內容。Tool67 協助讓內容更實用、更易讀且更專業。
FAQ
ChatGPT 能撰寫專業電子郵件嗎？
是的。ChatGPT 可以產生專業的商務電子郵件、客戶支援回覆和銷售外展訊息。
ChatGPT 能改善電子郵件的語氣嗎？
可以。它可以讓電子郵件更親切、專業、更具說服力或更精簡。
ChatGPT 能撰寫陌生開發電子郵件嗎？
可以，但個人化仍是成功的關鍵。
ChatGPT 能建立電子郵件序列嗎？
可以。它可以產生歡迎信件序列、後續跟進信件和銷售行銷活動。
我應該不經審閱就寄出 ChatGPT 封電子郵件嗎？
不可以。重要電子郵件寄出前務必仔細檢查。